המחיר האמיתי של החלפת מערכת הוא לא המנוי — הוא הפחד. עשר שנים של תרומות, משפחות, מקומות שמורים, יארצייטים: המחשבה לאבד חלק מזה משאירה קהילות על כלים שמעכבים אותן כבר שנים.
מה עובר — כלומר הכול
- אנשי קשר ומשפחות, עם קשרי המשפחה והתאריכים העבריים.
- היסטוריית תרומות ותשלומים, מחוברת לאנשים הנכונים.
- התחייבויות פתוחות ולוחות הזמנים שלהן.
- מנויים והוראות קבע פעילות.
- הקטגוריות, התגיות והרשימות שהצוות בנה לאורך השנים.
ב-Unisoft, ההעברה הזאת כלולה — מגיליון אלקטרוני, ShulCloud, ChabadOne, Donorbox או כל מערכת קיימת. אתם מספקים את הייצוא, הצוות עושה את השאר, ואתם מאשרים את התוצאה לפני המעבר.
שלוש שאלות לשאול (כל ספק)
אחת: האם ההעברה כלולה, או מחויבת כ"שירותים"? שתיים: מי עושה את העבודה — אתם עם תבנית אקסל, או הם עם הייצוא שלכם? שלוש: מה קורה להוראות קבע פעילות — האם התורמים יצטרכו להזין הכול מחדש? השאלה האחרונה היא הכואבת: מנוי שאבד כמעט אף פעם לא נרשם מחדש.
אין רגע נכון — יש תהליך נכון
אף פעם אין "תקופה טובה" לעבור: תמיד יש קמפיין, חג, פתיחת שנה. הגישה הנכונה היא לעבור במקביל — המערכת הישנה נשארת לעיון בזמן שהחדשה נכנסת לפעולה — ולעבור ביום שקט, לא בערב ראש השנה. רוב הארגונים פעילים תוך פחות מיום.